La vocería corporativa en las empresas actuales, representa un sistema integral y multifacético, que va mucho más allá de la simple figura de un portavoz individual. Este sistema involucra una estrecha colaboración entre el portavoz y varios departamentos dentro de la organización, como comunicaciones, relaciones públicas, marketing y hasta legal, asegurando que el mensaje transmitido sea coherente con la estrategia general de la empresa. El portavoz se convierte en la personificación de la marca y sus valores, y ahora hasta el propósito, desempeñando un papel crucial en la comunicación de la empresa.

 

El Entrenamiento de Medios Como Herramienta Clave

 

Un aspecto fundamental en la preparación de un portavoz es el entrenamiento de medios. Este no es un simple requisito, sino una herramienta esencial que proporciona al portavoz una comprensión profunda de la naturaleza de los medios y cómo comunicar mensajes de manera efectiva y asertiva. A través de este entrenamiento, el portavoz aprende a manejar una variedad de situaciones, asegurando una comunicación coherente y alineada con la estrategia de la empresa.

 

Selección Cuidadosa del Portavoz

 

La selección de un portavoz es un proceso que debe realizarse con cuidado y consideración. Un portavoz ideal debe poseer habilidades de comunicación eficaces, estar alineado con la misión y los objetivos de la empresa, y tener un conocimiento profundo del público objetivo. Además, debe estar comprometido a largo plazo con los intereses de la empresa.

 

Superando Prejuicios y Centrándose en la Organización

 

Uno de los desafíos más significativos para los portavoces es la necesidad de superar sus propios prejuicios y evitar centrar la entrevista en sí mismos. Es crucial que un portavoz pueda poner a un lado sus opiniones personales y centrarse en los mensajes clave de la organización, lo que requiere un alto grado de autoconsciencia y habilidad para mantenerse fiel a los objetivos y valores de la empresa.

 

Recomendaciones para Portavoces Efectivos

 

• Evaluación de Habilidades de Comunicación: Los portavoces deben ser evaluados por sus habilidades de comunicación y su capacidad para transmitir mensajes de manera clara y convincente.

 

• Alineación con la Marca: El portavoz debe estar profundamente alineado con la misión, visión, propósito en algunos casos y valores de la empresa.

 

• Entrenamiento de Medios Riguroso: El entrenamiento de medios es esencial y debe incluir simulacros de entrevistas y situaciones de crisis.

 

• Conocimiento del Público y del Sector: El portavoz debe tener un conocimiento profundo del público objetivo de la empresa y una clara comprensión de la industria y el mercado.

 

• Gestión de Crisis y Mensajes Clave: Es crucial que el portavoz pueda manejar situaciones de crisis y mantenerse fiel a los mensajes clave de la organización.

 

• Flexibilidad y Adaptabilidad: El portavoz debe ser capaz de adaptarse a diferentes situaciones y medios, manteniendo la coherencia del mensaje.

 

• Construcción de Relaciones con los Medios: Es esencial que el portavoz construya y mantenga relaciones sólidas con los medios de comunicación.

 

• Evaluación y Retroalimentación Continua: Debe haber un proceso de evaluación y retroalimentación continua para asegurar que el portavoz siga siendo efectivo y relevante.

 

La vocería en las empresas no es simplemente la tarea de una persona, sino un sistema integrado que requiere una cuidadosa selección, preparación y colaboración continua. El portavoz ideal debe estar abierto al feedback y escuchar a su equipo, además deberá estar equipado con habilidades de comunicación excepcionales, o practicar mucho y estar preparado para interactuar con los medios de manera estratégica y asertiva, lo que subraya la importancia del entrenamiento de medios como parte integral de la estrategia de comunicación corporativa.

 

Además de las habilidades y preparación mencionadas anteriormente, es esencial que un portavoz corporativo comprenda la naturaleza de su interacción con los medios. Los medios, en realidad, están representados por personas que tienen sus propios intereses, gustos, objetivos y agendas. Por lo tanto, el respeto al trabajo mutuo, la empatía y la humildad son cualidades cruciales en cualquier interacción con ellos. Esta comprensión se vuelve aún más relevante cuando se considera que el representante de los medios, en cierto modo, tiene en sus manos la reputación del portavoz y, por extensión, de la organización que representa.

 

Reconocer que detrás de cada medio hay individuos con sus propias perspectivas y motivaciones ayuda a los portavoces a adaptar su enfoque y comunicación de manera más efectiva. Esta conciencia contribuye a establecer una relación de respeto y colaboración mutua, que es fundamental para una comunicación exitosa y auténtica. En última instancia, un portavoz que entiende y respeta la individualidad y profesionalismo de los representantes de los medios está mejor equipado para manejar las complejidades de la representación pública y la gestión de la reputación corporativa. En Diálogo Corporativo nos esmeramos por ofrecer a nuestros clientes las herramientas necesarias para maximizar sus resultados de comunicación y gestión de crisis, si quieres más información sobre este y otros temas relacionados a la comunicación corporativa visita regularmente nuestro blog.